Lettere | Angolo Impresa

Arianna Apicella Aprile 28, 2016 Nessun commento

Risposta per una lettera formale

La lettera formale viene ultimamente ulitillzzata in diversi contesti e potrebbe capitarvi di ricevere una missiva ufficiale a cui siete interessati a rispondere o a cui dovete necessariamente rispondere.

Nel caso in cui doverste inviare una sollecitazione di risposta ad una lettera formale, potreste avere bisogno di alcune gentili epressioni che sollecitino e facciano intendere al vostro interlocutore che state attendendo una sua risposta nel minor tempo possibile o, come si direbbe in una lettera formale in inglese “As soon as possible”.

Come prima cosa si può dire che rimane importante non distaccarsi da quella che è la tipica struttura di una lettera formale, la risposta potrà infatti risultare più corta, in quanto non si avrà bisogno di spiegare per esteso la questione alla quale ci si riferisce, ma rispetta gli stessi parametri.

Si potrà segnalare in due modi che si tratta di una risposta ad una precedente lettera formale:

all'interno dell'oggetto, con la possibilità di anticipare la tipologia di risposta che si intende trattare nel corpo della missiva (risposta posivitiva/negativa a, etc.etc.)

Oppure nella primissima frase del testo scrivendo esplicitamente:

In risposta a vostra precedente comunicazione/lettera formale.
Mi riferisco alla recente lettera con la quale ...

Come rispondere alle lettere formali

Non è detto che il vostro entusiasmo non possa trasparire attraverso l'utilizzo di un tono formale; al contrario questo potrebbe garantirvi di mostrarvi ben felici della proposta ricevuta, mantenendo un certo distacco, tipico di una trattative commerciali e una lettera formale di presentazione.

Ci saranno, infatti, una serie di condizioni che ritenete necessarie a far procedere al meglio la comunicazione che è bene definire: essere chiari fin dall'inizio eviterà di far perdere tempo prezioso tanto a voi quanto al mittente della lettera formale.

L'invio di materiali che esulano dal corpo della lettera vera e propria è contemplato nell'invio della lettera formale, questi vengono infatti menzionati nella voce "Allegati" al termine della missiva per assicurare tanto al destinatario, quanto al mittente, che siano presenti tutti i documenti che intendono accompagnare la lettera formale.

In questi casi una risposta che confermi di aver ricevuto la lettera formale e gli allegati sarà particolarmente gradita.Infine, qualora vogliate soltanto dire di aver ricevuto la missiva e ringraziare, potreste usare dei saluti formali per una lettera.

Sollecitazione di risposta ad una lettera formale

Se state ancora aspettando la risposta alla lettera formale al sindaco, che avete inviato un mese fa, esculdendo la possibilità di utilizzare un tono aggressivo, concedetegli il beneficio del dubbio e provate ad inviare una nuova lettera formale che menzioni la possibilità che la precedente non sia effettivamente arrivata, facendo seguire al corpo della seconda lettera anche il testo del vostro primo invio:

Nel caso in cui la precedente lettera non vi fosse pervenuta, la trovate allegata alla presente.

Proprio come preferiamo guardare alla parte del bicchiere mezzo pieno, invece che alla parte mezza vuota, puntate sul fattore positivo sottolineando il vostro interesse a ricevere una risposta piuttosto che il vostro disappunto per non averne ricevuta alcuna e utilizzate l'oggetto per segnalare che vi riferite ad una lettera non pervenuta::

Essendo interessato al buon esito della comunicazione intrapresa, chiedo un interessamento in merito alla questione discussa nella precedente missiva entro i limiti delle Sue prerogative e della Sua disponibilità

Oggetto: Mancata risposta alla lettera del tale giorno di tale mese
Mi riferisco alla comunicazione tale del giorno tale di tale mese

Ed infine segnalate, nella parte finale, il fatto che stiate attendendo una risposta o una serie di documenti:

Siamo in attesa di acquisire la documentazione riguardo a tale questione necessari a tale altra questione
Scrivo la presente per farle presente come ancora non sia pervenuta una Vostra risposta alla lettera inviatavi in data tale del mese tale

le volte in cui scrivere una lettera formale

Arianna Apicella Aprile 28, 2016 Nessun commento

Quando usare una lettera formale

Per saper come scrivere una lettera formale bisogna avere ben chiaro in mente quali sono le situazioni in cui è opportuno utilizzarla. Si tratta ovviamente di tutte quelle volte in cui dobbiamo portare avanti una comunicazione particolarmente formale con un interlocutore che conosciamo a stento o che ci è completamente sconosciuto. Sebbene ogni lettera formale presenta sempre la stessa struttura, diversi sono gli intenti per i quali viene inviata e differenti sono anche gli ambiti in cui è possibile fare uso di questo tipo di missive.

Lettera formale in ambito lavorativo

Frequenti sono le volte che ci capita di utilizzare una lettera formale durante il nostro lavoro. Il tono formale è difatti anche una garanzia di professionalità e risulta necessario in alcuni contesti lavorativi.

Nella lettera formale di presentazione per un lavoro, chi si propone cerca di far trasparire il più possibile non solo le capacità acquisite durante il suo percorso professionale ma anche la sua abilità ad essere appropriato al ruolo per il quale si sta candidando.

Quando i dirigenti di due agenzie non si conoscono ed hanno intenzione di attivare una collaborazione, così come realizzare un progetto insieme parlano tramite una serie di lettere formali, prima di intraprendere ogni tipo di iniziativa.

Non bisogna tralasciare che talvolta la lettera formale viene impiegata anche all'interno di una stessa impresa, per comunicazioni tra persone che lavorano a diversi livelli o in diversi dipartimenti e che, qualora si trattasse di un'impresa piuttosto grande, potrebbero persino non conoscersi.

Lettera formale in ambito istituzionale

La lettera formale al sindaco è un perfetto esempio di come una missiva può essere lo strumento perfetto per favorire un dialogo tanto interno quanto esterno alle istituzioni. Queste dovrebbero infatti rappresentare il punto di connessione tra il singolo e la collettività ed è necessario che ogni singola persona abbia gli strumenti necessari per entrare a far parte di questo discorso.

Oltre all'importanza di conoscere un modello base per poter redigere una lettera formale, è bene abituarci non solo a saperne leggere tutte le informazioni che contiene in quanto, sebbene non desideriamo scrivere alcuna lettera formale, è probabile che ne riceveremo e, in tal caso, ci troveremo nelle condizioni di dover produrre una risposta, magari in tempi brevi.

Lettera formale in ambito commerciale

Ultimo ma non meno importante è l'ambito commerciale. Tante sono le situazioni in cui possono venire utilizzate, basta dare uno sguardo all'esempio di una lettera di ringraziamento per una collaborazione, solo per menzionarne una. Sono lettere formali anche quelle che l'azienda che fornisce gas e luce invia ai suoi clienti o ai suoi clienti potenziali per parlare di eventuali modifiche del contratto o per proporne uno nuovo. Questa è probabilmente una delle tipologie di lettera formale più utilizzate e può svilupparsi in forme differenti a seconda del prodotto o, più frequentemente, del servizio che propongono.

scrivere una lettera alla direzione della banca

Arianna Apicella Aprile 26, 2016 Nessun commento

Lettera formale alla banca

Trattare con le banche non è sempre così piacevole e spensierato come vogliono farci credere le pubblicità che ne promuovono le attività. Ecco perchè in alcuni casi l’invio di una lettera formale vi permetterà di esprimere più chiaramente il problema che avete incontrato, tutelando allo stesso momento i vostri interessi poiché, in quanto scritta, la lettera formale potrà sempre essere utilizzata per un futuro riferimento a quanto è statto detto tra le parti.

Permettere ad un delegato di operare in tua vece attraverso una lettera formale

Potrebbe capitare di avere la necessità che sia qualcun altro diverso da te a gestire il tuo conto in banca ed è attraverso una lettera formale che puoi autorizzarlo a farlo.

La struttura di una lettera formale rimane la stessa e fissa rimane anche la raccomandazione di scriverla al computer o a macchina, piuttosto che a mano. Si tratta infatti di una comunicazione ufficiale e la forma ed il tono devono essere coerenti con il contenuto.

Dal momento che state parlando della gestione del vostro denaro, un linguaggio semplice renderà ogni cosa più chiara e di facile comprensione: elementi essenziali in questo tipo di comunicazione così come in altri esempi di lettera formale.

Usare una lettera formale per chiudere un conto corrente

Un’altra cosa che potrebbe suonare nuova è la possibilità di usare una lettera formale per chiudere un conto corrente. Chiunque sia in possesso di un conto corrente e abbia una valida ragione per richiederne la chiusura, avendo il diritto a procedere, senza spese aggiunte, a chiudere e a cambiare il proprio conto corrente.

La richiesta di estinzione dovrà essere inviata non alla filiale della banca ma alla direzione generale del nostro istituto, a cui dovremmo far seguire l’indirizzo nella prima parte della lettera formale, subito dopo l’intestazione.

Importante è, in questo caso, segnalare anche la data entro la quale vorremmo che venisse realizzata l’estinzione del nostro conto. È inoltre consigliabile allegare alla lettera formale le carte di credito legate a quel conto, soltanto una volta queste siano state rese inutilizzabili e quindi spezzate in due, così come assegni che non sono stati utilizzati.

Non dimenticate di fornire tutti i dati utili, come, per esempio, le informazioni del cointestario del conto, nel caso in cui dovrebbe sussistere, in modo tale che la vostra richiesta risulti completa e non necessiti ulteriori specifiche che vi saranno, altrimenti, chieste in seguito.

Moltissime altre sono le occasioni per poter inviare una lettera formale alla banca, per sollecitazioni, eventuali reclami ed altro ancora; il denominatore comune tra tutte queste voci rimane sempre una chiarezza nella vostre intenzioni che traspaia attraverso le vostre parole.

lettera ufficiale al dirigente scolastico

Arianna Apicella Aprile 26, 2016 Nessun commento

Lettera formale al preside

Non esiste tematica piú scottante dell’educazione all’interno della mura scolastiche e nonostante si continui a parlare di voler favorire un costante dialogo aperto, molteplici sono le situazioni in cui usare la lettera formale per farlo diventare lo strumento più appropriato per fare in modo il dirigente scolastico ascolti tanto la voce tanto degli alunni quanto dei loro genitori.

La lettera formale in questo contesto risulta avere un compito delicato: quello di mediare tra le diverse modalità d’educazione che possono sussistere in casa e a scuola.
Non bisogna neanche sottovalutare che la lettera formale potrà talvolta fare in modo che autonome idee di ragazzi, che fanno parte di quella scuola, vengano proposte e prese in considerazione per contribuire a creare una scuola che sia sempre più basata sulle loro priorità.

Genitori che scrivono delle lettere ufficiali al preside

Differente sarà l’approccio e il contenuto della lettera formale nel momento in cui sarà un genitore a mettersi in contatto con il dirigente scolastico della scuola presso la quale è iscritto suo figlio o sua figlia. Che sia per una lamentela o per un riscontro favorevole riguardo le attività promosse, la struttura di una lettera formale rimane sempre la stessa.

Più frequentemente saranno lettere formali di lamentele a raggiungere lo studio del dirigente scolastico, quindi la precisione della vostra richiesta e la gentilezza potrebbero farvi distinguere dalle voci di tanti altri genitori in preda al panico.

Sempre importante rimane specificare fin da subito l’intento della vostra missiva, tanto in breve nell’oggetto, quanto per esteso nella prima riga della lettera formale. Altrettanto importante è indicare se state scrivendo in qualità di rappresentante della tale classe, se in qualità di madre di un unico ragazzo o se in qualità di un gruppo auto-costituitosi di genitori.

Alunni che scrivono delle lettera formale al preside

Scrivere una lettera formale al proprio preside per un alunno potrebbe forse essere l’ultima delle opzioni da prendere in considerazione quando si verifica un problema, che riguardi tanto la struttura, quanto l’organizzazione della scuola in cui studia; al contrario questo è proprio uno di quei casi in cui poter redigere una lettera formale.

Parlare della necessità di realizzare entrate che siano dedicate a persone diversamente abili in una lettera ufficiale, che rispetti tutti i parametri prestabiliti, significa fornire all’oggetto della conversazione in questione un valore aggiunto. Significa anche sottolineare l’urgenza del problema e permette, all’interno del corpo della lettera formale, di suggerire una possibile risoluzione della questione, nel caso in cui non vengano avanzate nuove proposte.

Al finale, come di consueto, che sia un genitore o uno studente a scrivere, non possono mancare i soliti saluti formali che concludono la lettera formale con quel tono di formalità che gli si addice.

Accompagna questa guida un esempio di lettera formale che può essere inviata al dirigente scolastico e che potrà essere adattata alle esigenze di ciascuno.

scrivere una lettera ufficiale al primo cittadino

Arianna Apicella Aprile 26, 2016 Nessun commento

Lettera formale al sindaco

L'invio di una lettera formale al primo cittadino potrebbe essere una delle strade per farvi arrivare alla soluzione di alcuni dei problemi che riguardano la città. Per fare in modo che la lettera formale raggiunga il suo scopo richiede, tuttavia, un tono che sia capace di spiegare esattamente le nostre ragioni, pur mantenendo un tono altamente formale, come lo richiede la situazione ufficiale.

Quante volte vi è capitato di imbattervi in qualcosa che non funzionasse nella vostra città e quante volte avreste realmente voluto fare qualcosa per far rimuovere i residui del cassonetto incendiato; per fare in modo che il lampione, da tempo non funzionante, potesse tornare ad illuminare il viale; per richiedere di far disporre parcheggi e dispositivi per disabili; per sollecitare la rimozione di quel materasso depositato mesi fa?

Il tono per scrivere una lettera formale al sindaco

Sul punto di scrivere lettere ufficiali facilmente si rischia di utilizzare un tono particolarmente formale e revenziale nei confronti del nostro destinatario, dimenticandoci che possiamo utilizzare un tono altrettanto rispettoso e formale pur non esagerando con gli appellativi onorifici e con toni che risulterebbero inutilmente pomposi persino in una lettera formale.

L’altro estremo è quello di impiegare un tono aggressivo, che potrebbe talvolta essere anche compreso, ma che di certo non aiuta a creare un valido strumento di comunicazione con il sindaco ed il suo ufficio e, quindi, di fare in modo che la vostra istanza possa essere presa in considerazione.

Il segreto è sempre quello di utilizzare una buona struttura di una lettera formale per esprimere con forza, chiarezza ed educazione quello che abbiamo in mente, senza troppi giri di parole.

Come scrivere una lettera formale al primo cittadino

Se un tono diretto e convincente vi permetterà, infatti, di esprimere subito il vostro disappunto riguardo una questione che, in quanto sindaco, il vostro destinatario avrebbe dovuto risolvere già prima della vostra sollecitazione; d’altro canto saper formulare una lettera formale che sia contemporaneamente in grado di spiegare il problema, eventualmente indicare una soluzione e richiedere un pronto intervento sarà essenziale.

Per scrivere una lettera formale al sindaco è ancora una volta lo strumento dell’oggetto a venirci incontro: riassumere al massimo, in tre parole sarebbe l’ideale, il problema e scriverlo dopo questa voce. Immaginando la quantità di lettere ufficiali che arrivano quotidianamente all’ufficio del sindaco, è facile capire quanto possa essere importante riuscire a far intendere al nostro interlocutore, dando un solo colpo d’occhio all’oggetto, cosa si sta richiedendo con la presente missiva.

A seguire queste semplici linee guida, ecco uno tra i tanti esempi di lettera formale, utile a far sparire ogni altro eventuale dubbio o perplessità a riguardo come redigere una lettera ufficiale al sindaco in caso di necessità.

Arianna Apicella Aprile 22, 2016 Nessun commento

Esempi di lettera formale

Per sapere scrivere una lettera formale è importante avere chiaro in mente con chi stiamo parlando ed il rapporto che intendiamo stabilire con il nostro destinatario. Ed è per questo che, partendo dal modello di una lettera formale, bisogna modificare o aggiungere elementi che siano capaci di essere compresi e ricordati, per fare in modo che vengano presi in seria considerazione.

Un esempio pratico rappresenta sempre la via più diretta per mostrarti come raggiungere il tuo obbiettivo e non potevano mancare per aiutarti nella redazione di diversi tipi di lettere formali. Oltre ad un modello versatile che può essere adattato alle diverse situazioni, è bene tenere presente anche delle differenziazioni che intercorrono tra diversi esempi di missive ufficiali.

Esempi di lettere formali basati sul destinatario

A partire dall'indicazione del proprio indirizzo o di quello del nostro destinatario nella lettera formale, che risulta la cosa che in maniera più lampante ci viene in mente d'inserire in maniera personalizzata, includendo tutti quei particolari, come i saluti formali per una lettera, gli appellativi, il commiato e i ringraziamenti, che non pensavamo potessero davvero fare la differenza.

Nella nostra vita quotidiana il nostro linguaggio si modifica continuamente e senza accorgecene adottiamo differenti registri linguistici a seconda della persona con la quale ci troviamo a parlare. Questa differenza di registri appare ancora più evidente nella scrittura ed è con l’intento di offrire un ampio ventaglio di differenziazioni che segue una lista di esempi con una facile applicazione alle situazioni in cui una lettera formale potrebbe essere utilizzata.

Esempi di lettere formali in altre lingue

Come appare chiaro quello che differenzia una nazione dall’altra non è solo la lingua, sebbene quest’ultima rimanga l’elemento più evidente. Nella maggior parte dei casi non basterà quindi tradurre la nostra lettera formale nella lingua nella quale vogliamo scrivere una lettera formale di presentazione, ad esempio, ma talvolta sarà la stessa struttura a cambiare completamente.

Proprio come i Corriculum Vitae, le lettere formali sono suscettibili a grandi differenze tra un nazione e l'altra e vale la pena rimanere aggiornati se non si vuole fare la fine del pesce che non sa nuotare se non nella sua piccola boccia. Fare una buona impressione ad una impresa estera, ad esempio, sarà come avere una ferma stretta di mano, a good handshake, con il dirigente di quello che potrà essere il vostro nuovo posto di lavoro.

Ready?

Arianna Apicella Aprile 22, 2016 Nessun commento

Saluti formali per una lettera

Scrivere la conclusione di una lettera formale risulta spesso una delle cose più noiose da fare, in quanto richiede l’utilizzo di formule alle quali non siamo abituati, formule che sono, però, necessarie in una struttura per scrivere una lettera formale.

Una lista dei saluti finali più comuni

Per rendere meno noiosa e più veloce la scrittura, avere sotto mano alcuni dei commiati da inserire in calce alla lettera formale può risultare davvero comodo.

Per dire grazie:
- Ringraziando/la anticipatamente per la cortese collaborazione
- La ringrazio per la cortese attenzione che vorrà accordarmi

Per sollecitare una risposta:
- In attesa di riscontro, resto a disposizione per chiarimenti
- Vi invitiamo a voler cortesemente dare riscontro alla ns./nostra del 4 aprile

Dal saluto meno formale:
- Un cordiale saluto./Cordiali saluti
- Distinti saluti
- Le porgo i miei distinti saluti
- Con osservanza./ Con ossequio

Scrivere o non scrivere buonasera in una lettera formale

Che stiate scrivendo una lettera di ringraziamento formale o una lettera di presentazione, individuare il tono giusto da usare in una comunicazione ufficiale può essere uno dei fattori che potrebbe più facilmente creare imbarazzo tra due interlocutori che non hanno mai avuto nessun tipo di contatto, per questo motivo l’ulizzo di frasi fisse e impostate per una lettera formale potrebbe salvarti da facili scivolate di stile.

Presentandoci ad un colloquio di lavoro, il nostro esordio non sarebbe mai: “Ciao, come stai?”, allo stesso modo nelle prime comunicazioni è preferibile mantenere un tono più formale possibile, preferendo “Distinti saluti” a “Cordiali saluti”.

D’altro canto, nonostante “Buongiorno” e “Buonasera” siano abbastanza formali, possono essere sostituiti da un più generico “Salve” o “A presto”, capaci di risolvere la questione legata alla differenza di tempo che intercorre tra invio, ricezione e risposta della lettera formale, evitando così ogni anacronismo.

Usare il voi o il lei in una lettera formale

Altra questione particolarmente discussa è quella della scelta del pronome personale. Tralasciando la questione prettamente linguistica e storica dell’utilizzo di questi due pronomi, risulta più funzionale al nostro intento comprendere come potrebbero tornarci utili.

Mentre il Voi viene solitamente utilizzato nel riferirsi ad una “Spettabile” impresa, alludendo quindi al complesso delle persone che la compongono; il Lei può essere maggiormente utilizzato quando ci si riferisce alla singola persona alla quale è diretta la lettera formale.

L’uso della maiuscola nella lettera formale, trattato anche per comprendere, in prima analisi, come scrivere una lettera formale è consigliato ma rimane a discrezione del mittente.

Strappa un sorriso ricordare come questa stessa perplessità che precede la scelta del voi o del lei scompare nel momento in cui ci troviamo a scrivere una lettera formale in inglese, nella quale tutto viene semplificato nel conciso e sempre valido “you”.

layout per scrivere una lettera ufficiale

Arianna Apicella Aprile 21, 2016 Nessun commento

Modello di lettera formale

Se consideriamo in maniera complessiva il corpo della lettera formale, ci rendiamo conto di come sia importante conoscere e saper riprodurre l'ossatura del testo per fare in modo che questo possa, figurativamente e non solo, stare in piedi. Tenendo fede alla struttura per scrivere una lettera formale, passiamo all’atto pratico con una guida veloce in cui sarà facile inserire i particolari legati alla vostra conversazione e renderla subito pronta per l’invio.

Modello dell’incipit di una lettera formale

Non esistono regole per scrivere una lettera formale impeccabile se non buona volontà e cura nei particolari. Importante è ricordare che la creatività non ti sarà di grande aiuto in questa caso, meglio seguire un modello di lettera a cui fare riferimento per non rischiare di redigere un documento che si discosti dalla lettera formale di cui abbiamo bisogno.

La parte iniziale di una lettera formale è, inoltre, quella che rimane più statica, la stessa in cui devono essere inseriti elementi fondamentali allo svolgimento della nostra conversazione e non possiamo permetterci di sbagliare proprio qui, sopratutto quando possiamo facilmente inserire i nostri dati in uno schema già pronto.

Ecco un comodo esempio di lettera formale da scaricare per capire, in un colpo d’occhio, come si indirizza una lettera formale, ovvero dove si mette il mittente e dove il destinatario e come si scrive alla cortese attenzione.

Come impostare il corpo della lettera formale

Il contenuto della lettera formale dipende dalla situazione in cui si intende usare una lettera formale

e dallo scopo si intende ottenere con l’invio della nostra missiva. Nonostante questo la chiarezza della nostra richiesta deve sempre essere al primo posto, non lasciamo che la preoccupazione per uno stile troppo formale la inquini.

È consigliabile un cosciente utilizzo degli spazi sopratutto quando le questioni da menzionare sono più d’una, in questo modo sarà più facile far individuare, anche graficamente, al nostro mittente le domande alle quali vogliamo che risponda. Il nostro ordine potrebbe persino aiutarlo nell’organizzazione degli spazi nella risposta alla nostra lettera formale.

Modello di chiusura di una lettera formale

I saluti non sono l’unica cosa che puoi trovare a fine lettera, questo è lo spazio giusto in cui ringraziare il tuo interlocutore ed invitarlo a dare seguito alla tua missiva. L’ideale è combinare questi tre elementi tra i saluti formali per una lettera a disposizione.

La firma della lettera formale può, inoltre, essere seguita dalla menzione del ruolo nel mittente presso l’impresa in cui lavora, qualora sia funzionale alla conversazione e solo nel caso in cui non sia stato già anticipato nell’indirizzo del mittente o nell’intestazione. Essere ripetitivi non è, infatti, un buon modo per dare enfasi a qualcosa, anzi.

Arianna Apicella Aprile 21, 2016 Nessun commento

Struttura di una lettera formale

Come appare chiaro già dal nome, nella stesura di un una lettera formale la sua impostazione occupa un ruolo di particolare rilevanza. La struttura di una lettera formale è quindi un elemento che vale la pena prendere in considerazione prima di iniziare a scrivere, per poterne sfruttare al massimo le potenzialità, piuttosto che inserire forzatamente il contenuto già prodotto; come se si provasse a tutti i costi a far entrare la spesa nel frigo, senza badare ai comodi scomparti.

Prima di considerarli uno alla volta, diamo uno sguardo complessivo:

Intestazione o indirizzo del mittente
Indirizzo del destinatario
( Alla cortese attenzione )
Il luogo e la data
Il riferimento e l’oggetto
La formula di apertura o esordio
Il corpo della lettera formale
La formula di chiusura o commiato
Firma e antifirma
( Menzione llegati )

Come iniziare una lettera formale

Le primissime informazioni da inserire sono è l’indirizzo del mittente, talvolta sostituito dall’intestazione, e del destinatario della lettera formale che si troveranno rispettivamente sul margine destro e, subito dopo, sul margine sinistro del foglio.

In alcuni degli esempi di lettera formale ci si occupa di comunicazioni tra due imprese o tra due società, come risulta chiaro nella seguente lettera formale alla banca, in questo caso a seguire il nome del mittente e del destinatario sarà il ruolo che egli svolge presso l’azienda in questione.

La voce -alla cortese attenzione di- permette a chi scrive la lettera formale di creare un canale preferenziale con la persona che si intende contattare, per esempio, all’interno di un ufficio; sarà infatti seguita dal nome del nostro destinatario, qualora fosse noto e non stessimo contattando l’ufficio in quanto tale.

Sul margine destro abbiamo l’indicazione della data e del luogo, separati da una virgola, che precedono il riferimento e l’oggetto della lettera formale. Questi due elementi vengono posti in evidenza in testa al foglio, ma possono venire integrati nel corpo della lettera. Il primo permette di indicare un possibile riferimento, appunto, a precedenti comunicazioni o a documenti esterni, dopo l’abbreviazione rif., che può essere, a sua volta, preceduta da Vs., vostra, con l’intento di menzionare una comunicazione del destinatario; oppure da ns., nostra, tenendo in considerazione la documentazione in possesso di chi scrive.

L’importanza e la praticità dell’oggetto è, invece, alla base di come scrivere una lettera formale e ci permette di entrare subito nel vivo della conversazione; della stessa importanza sono gli appellativi che possono essere utilizzati nel nostro esordio, utili a stabilire in che rapporto ci troviamo con il destinatario.

Il corpo vero e proprio della lettera formale

La struttura interna al corpo della lettera è suscettibile a consistenti variazioni che riguardano lo stile, l’intento ed il grado di formalità della conversazione, elementi che possono emergere più facilmente per esteso attraverso una serie di esempi di lettera formale.

La chiusura di una lettera formale

Così come nelle formule per iniziare una lettera formale, nella sua conclusione è necessario inserire dei saluti formali per una lettera che rispettino il tono della conversazione e che facciano riferimento ad un potenziale nuovo contatto, richiedendo o menzionando la risposta per la lettera formale inviata.

In calce alla lettera, in fondo a destra, non può mancare la firma dello scrivente della lettera formale, talvolta accompagnata dall’antefirma, che potrà essere timbrata, che si compone del nome della ditta, del nome del mittente e della carica che occupa.

Le ultime righe sono dedicate alla menzione di documenti che sono stati inviati insieme alla lettera formale, allegati che vengono segnalati per fare in modo che risultino durante la ricezione della nostra lettera formale.

Arianna Apicella Aprile 21, 2016 Nessun commento

Come scrivere una lettera formale

Saper scrivere una buona lettera formale è semplice, basta avere chiaro in mente lo scopo della nostra missiva ed una valida struttura per una lettera formale a cui far riferimento.

L’oggetto di una lettera formale

Il punto migliore dal quale iniziare a scrivere una lettera formale è l’oggetto, parola che sarà digitata in lettere maiuscole e seguita da due punti; in modo tale da mettere in evidenza e spiegare chiaramente il motivo per il quale si sta scrivendo. L’oggetto è la voce che segue l’indirizzo del mittente e del destinatario e la data di invio, precedendo il corpo della lettera vero e proprio.

Cercate le parole che in maniera più efficace e sintetica annunciano il vostro messaggio e rassicurerete chi sta per leggere riguardo il vostro prezioso pragmatismo, fin dall’inizio.

Il tono è lo stesso che utilizzereste se stesse parlando faccia a faccia con il destinatario a cui state inviando la lettera formale, e non potrà, quindi, che variare in base alla situazione.

Una comoda lista di alcuni degli appellativi, che potranno essere seguiti dal nome del destinatario o dal ruolo che ricopre il vostro interlocutore presso l’ente contattato:

Signor, signora: generico ma sempre valido
Gentile, gentilissimo: cortese e mai dozzinale
Dottor, dottoressa: quando il destinatario possiede un titolo accademico
Spettabile: solitamente riferito a società
Egregio, distinto: qualora sia necessario un tono molto formale
Pregiato, illustre: in un contesto onorifico
Alla cortese attenzione di: di solito abbreviato in C.A.

L’utilizzo di questi titoli nella lettera formale potrà tornarvi utile nel caso in cui stiate stabilendo un primo contatto con un ufficio o un’azienda, così come in seguito. Questi sono, tuttavia, solo alcune delle formule che possono essere accompagnate dai saluti formali da poter inserire in una lettera.

La punteggiatura in una lettera formale

Continua a rimanere fondamentale la cura per alcuni particolari nella redazione della lettera formale che, nel caso in cui stiate preparando una lettera formale di presentazione per un lavoro o per l'università farà davvero la differenza ma, anche qualora stiate scrivendo una lettera formale alla banca, sarà ben apprezzata.

Oltre la regola della maiuscola dopo il punto, mai ripetuta abbastanza dalla cara maestra delle elementari, fareste bene a controllare che ogni virgola sia seguita da uno spazio, in modo tale da rendere coerente non solo il contenuto della vostra lettera formale ma anche lo stile.

Le maiuscole in una lettera formale

Attenzione anche a non farvi prendere dalla tendenza, portata qui dal vento che soffia dall’Inghilterra, di scrivere con la lettera maiuscola i nomi dei giorni della settimana e dei mesi.

Al contrario, un buon modo per impiegare la maiuscola in una lettera formale completamente nostrano è quello di scrivere il Lei con la prima lettera in maiuscolo, così come la prima lettera degli altri pronomi personali allocutivi. Pronomi, con i relativi aggettivi possessivi, utilizzati per richiamare l’attenzione del destinatario e per mostrare una certa forma di rispetto nei “Suoi” confronti:

Lei, Le, Voi, Vi, Loro
Suo, Sua, Vostro, Vostra, Loro

Inutile aggiungere che calma e attente riletture saranno fondamentali per la buona resa nella scrittura. Utile potrebbe essere dare uno sguardo ad un modello di lettera formale che renderà tutto più chiaro.