L'invio di una lettera formale al primo cittadino potrebbe essere una delle strade per farvi arrivare alla soluzione di alcuni dei problemi che riguardano la città. Per fare in modo che la lettera formale raggiunga il suo scopo richiede, tuttavia, un tono che sia capace di spiegare esattamente le nostre ragioni, pur mantenendo un tono altamente formale, come lo richiede la situazione ufficiale.
Quante volte vi è capitato di imbattervi in qualcosa che non funzionasse nella vostra città e quante volte avreste realmente voluto fare qualcosa per far rimuovere i residui del cassonetto incendiato; per fare in modo che il lampione, da tempo non funzionante, potesse tornare ad illuminare il viale; per richiedere di far disporre parcheggi e dispositivi per disabili; per sollecitare la rimozione di quel materasso depositato mesi fa?
Il tono per scrivere una lettera formale al sindaco
Sul punto di scrivere lettere ufficiali facilmente si rischia di utilizzare un tono particolarmente formale e revenziale nei confronti del nostro destinatario, dimenticandoci che possiamo utilizzare un tono altrettanto rispettoso e formale pur non esagerando con gli appellativi onorifici e con toni che risulterebbero inutilmente pomposi persino in una lettera formale.
L’altro estremo è quello di impiegare un tono aggressivo, che potrebbe talvolta essere anche compreso, ma che di certo non aiuta a creare un valido strumento di comunicazione con il sindaco ed il suo ufficio e, quindi, di fare in modo che la vostra istanza possa essere presa in considerazione.
Il segreto è sempre quello di utilizzare una buona struttura di una lettera formale per esprimere con forza, chiarezza ed educazione quello che abbiamo in mente, senza troppi giri di parole.
Come scrivere una lettera formale al primo cittadino
Se un tono diretto e convincente vi permetterà, infatti, di esprimere subito il vostro disappunto riguardo una questione che, in quanto sindaco, il vostro destinatario avrebbe dovuto risolvere già prima della vostra sollecitazione; d’altro canto saper formulare una lettera formale che sia contemporaneamente in grado di spiegare il problema, eventualmente indicare una soluzione e richiedere un pronto intervento sarà essenziale.
Per scrivere una lettera formale al sindaco è ancora una volta lo strumento dell’oggetto a venirci incontro: riassumere al massimo, in tre parole sarebbe l’ideale, il problema e scriverlo dopo questa voce. Immaginando la quantità di lettere ufficiali che arrivano quotidianamente all’ufficio del sindaco, è facile capire quanto possa essere importante riuscire a far intendere al nostro interlocutore, dando un solo colpo d’occhio all’oggetto, cosa si sta richiedendo con la presente missiva.
A seguire queste semplici linee guida, ecco uno tra i tanti esempi di lettera formale, utile a far sparire ogni altro eventuale dubbio o perplessità a riguardo come redigere una lettera ufficiale al sindaco in caso di necessità.