Come appare chiaro già dal nome, nella stesura di un una lettera formale la sua impostazione occupa un ruolo di particolare rilevanza. La struttura di una lettera formale è quindi un elemento che vale la pena prendere in considerazione prima di iniziare a scrivere, per poterne sfruttare al massimo le potenzialità, piuttosto che inserire forzatamente il contenuto già prodotto; come se si provasse a tutti i costi a far entrare la spesa nel frigo, senza badare ai comodi scomparti.
Prima di considerarli uno alla volta, diamo uno sguardo complessivo:
- Intestazione o indirizzo del mittente
- Indirizzo del destinatario
- ( Alla cortese attenzione )
- Il luogo e la data
- Il riferimento e l’oggetto
- La formula di apertura o esordio
- Il corpo della lettera formale
- La formula di chiusura o commiato
- Firma e antifirma
- ( Menzione llegati )
Come iniziare una lettera formale
Le primissime informazioni da inserire sono è l’indirizzo del mittente, talvolta sostituito dall’intestazione, e del destinatario della lettera formale che si troveranno rispettivamente sul margine destro e, subito dopo, sul margine sinistro del foglio.
In alcuni degli esempi di lettera formale ci si occupa di comunicazioni tra due imprese o tra due società, come risulta chiaro nella seguente lettera formale alla banca, in questo caso a seguire il nome del mittente e del destinatario sarà il ruolo che egli svolge presso l’azienda in questione.
La voce -alla cortese attenzione di- permette a chi scrive la lettera formale di creare un canale preferenziale con la persona che si intende contattare, per esempio, all’interno di un ufficio; sarà infatti seguita dal nome del nostro destinatario, qualora fosse noto e non stessimo contattando l’ufficio in quanto tale.
Sul margine destro abbiamo l’indicazione della data e del luogo, separati da una virgola, che precedono il riferimento e l’oggetto della lettera formale. Questi due elementi vengono posti in evidenza in testa al foglio, ma possono venire integrati nel corpo della lettera. Il primo permette di indicare un possibile riferimento, appunto, a precedenti comunicazioni o a documenti esterni, dopo l’abbreviazione rif., che può essere, a sua volta, preceduta da Vs., vostra, con l’intento di menzionare una comunicazione del destinatario; oppure da ns., nostra, tenendo in considerazione la documentazione in possesso di chi scrive.
L’importanza e la praticità dell’oggetto è, invece, alla base di come scrivere una lettera formale e ci permette di entrare subito nel vivo della conversazione; della stessa importanza sono gli appellativi che possono essere utilizzati nel nostro esordio, utili a stabilire in che rapporto ci troviamo con il destinatario.
Il corpo vero e proprio della lettera formale
La struttura interna al corpo della lettera è suscettibile a consistenti variazioni che riguardano lo stile, l’intento ed il grado di formalità della conversazione, elementi che possono emergere più facilmente per esteso attraverso una serie di esempi di lettera formale.
La chiusura di una lettera formale
Così come nelle formule per iniziare una lettera formale, nella sua conclusione è necessario inserire dei saluti formali per una lettera che rispettino il tono della conversazione e che facciano riferimento ad un potenziale nuovo contatto, richiedendo o menzionando la risposta per la lettera formale inviata.
In calce alla lettera, in fondo a destra, non può mancare la firma dello scrivente della lettera formale, talvolta accompagnata dall’antefirma, che potrà essere timbrata, che si compone del nome della ditta, del nome del mittente e della carica che occupa.
Le ultime righe sono dedicate alla menzione di documenti che sono stati inviati insieme alla lettera formale, allegati che vengono segnalati per fare in modo che risultino durante la ricezione della nostra lettera formale.