Saper scrivere una buona lettera formale è semplice, basta avere chiaro in mente lo scopo della nostra missiva ed una valida struttura per una lettera formale a cui far riferimento.
L’oggetto di una lettera formale
Il punto migliore dal quale iniziare a scrivere una lettera formale è l’oggetto, parola che sarà digitata in lettere maiuscole e seguita da due punti; in modo tale da mettere in evidenza e spiegare chiaramente il motivo per il quale si sta scrivendo. L’oggetto è la voce che segue l’indirizzo del mittente e del destinatario e la data di invio, precedendo il corpo della lettera vero e proprio.
Cercate le parole che in maniera più efficace e sintetica annunciano il vostro messaggio e rassicurerete chi sta per leggere riguardo il vostro prezioso pragmatismo, fin dall’inizio.
Il tono è lo stesso che utilizzereste se stesse parlando faccia a faccia con il destinatario a cui state inviando la lettera formale, e non potrà, quindi, che variare in base alla situazione.
Una comoda lista di alcuni degli appellativi, che potranno essere seguiti dal nome del destinatario o dal ruolo che ricopre il vostro interlocutore presso l’ente contattato:
- Signor, signora: generico ma sempre valido
- Gentile, gentilissimo: cortese e mai dozzinale
- Dottor, dottoressa: quando il destinatario possiede un titolo accademico
- Spettabile: solitamente riferito a società
- Egregio, distinto: qualora sia necessario un tono molto formale
- Pregiato, illustre: in un contesto onorifico
- Alla cortese attenzione di: di solito abbreviato in C.A.
L’utilizzo di questi titoli nella lettera formale potrà tornarvi utile nel caso in cui stiate stabilendo un primo contatto con un ufficio o un’azienda, così come in seguito. Questi sono, tuttavia, solo alcune delle formule che possono essere accompagnate dai saluti formali da poter inserire in una lettera.
La punteggiatura in una lettera formale
Continua a rimanere fondamentale la cura per alcuni particolari nella redazione della lettera formale che, nel caso in cui stiate preparando una lettera formale di presentazione per un lavoro o per l'università farà davvero la differenza ma, anche qualora stiate scrivendo una lettera formale alla banca, sarà ben apprezzata.
Oltre la regola della maiuscola dopo il punto, mai ripetuta abbastanza dalla cara maestra delle elementari, fareste bene a controllare che ogni virgola sia seguita da uno spazio, in modo tale da rendere coerente non solo il contenuto della vostra lettera formale ma anche lo stile.
Le maiuscole in una lettera formale
Attenzione anche a non farvi prendere dalla tendenza, portata qui dal vento che soffia dall’Inghilterra, di scrivere con la lettera maiuscola i nomi dei giorni della settimana e dei mesi.
Al contrario, un buon modo per impiegare la maiuscola in una lettera formale completamente nostrano è quello di scrivere il Lei con la prima lettera in maiuscolo, così come la prima lettera degli altri pronomi personali allocutivi. Pronomi, con i relativi aggettivi possessivi, utilizzati per richiamare l’attenzione del destinatario e per mostrare una certa forma di rispetto nei “Suoi” confronti:
- Lei, Le, Voi, Vi, Loro
- Suo, Sua, Vostro, Vostra, Loro
Inutile aggiungere che calma e attente riletture saranno fondamentali per la buona resa nella scrittura. Utile potrebbe essere dare uno sguardo ad un modello di lettera formale che renderà tutto più chiaro.