La lettera formale viene ultimamente ulitillzzata in diversi contesti e potrebbe capitarvi di ricevere una missiva ufficiale a cui siete interessati a rispondere o a cui dovete necessariamente rispondere.
Nel caso in cui doverste inviare una sollecitazione di risposta ad una lettera formale, potreste avere bisogno di alcune gentili epressioni che sollecitino e facciano intendere al vostro interlocutore che state attendendo una sua risposta nel minor tempo possibile o, come si direbbe in una lettera formale in inglese “As soon as possible”.
Come prima cosa si può dire che rimane importante non distaccarsi da quella che è la tipica struttura di una lettera formale, la risposta potrà infatti risultare più corta, in quanto non si avrà bisogno di spiegare per esteso la questione alla quale ci si riferisce, ma rispetta gli stessi parametri.
Si potrà segnalare in due modi che si tratta di una risposta ad una precedente lettera formale:
- all'interno dell'oggetto, con la possibilità di anticipare la tipologia di risposta che si intende trattare nel corpo della missiva (risposta posivitiva/negativa a, etc.etc.)
Oppure nella primissima frase del testo scrivendo esplicitamente:
- In risposta a vostra precedente comunicazione/lettera formale.
- Mi riferisco alla recente lettera con la quale ...
Come rispondere alle lettere formali
Non è detto che il vostro entusiasmo non possa trasparire attraverso l'utilizzo di un tono formale; al contrario questo potrebbe garantirvi di mostrarvi ben felici della proposta ricevuta, mantenendo un certo distacco, tipico di una trattative commerciali e una lettera formale di presentazione.
Ci saranno, infatti, una serie di condizioni che ritenete necessarie a far procedere al meglio la comunicazione che è bene definire: essere chiari fin dall'inizio eviterà di far perdere tempo prezioso tanto a voi quanto al mittente della lettera formale.
L'invio di materiali che esulano dal corpo della lettera vera e propria è contemplato nell'invio della lettera formale, questi vengono infatti menzionati nella voce "Allegati" al termine della missiva per assicurare tanto al destinatario, quanto al mittente, che siano presenti tutti i documenti che intendono accompagnare la lettera formale.
In questi casi una risposta che confermi di aver ricevuto la lettera formale e gli allegati sarà particolarmente gradita.Infine, qualora vogliate soltanto dire di aver ricevuto la missiva e ringraziare, potreste usare dei saluti formali per una lettera.
Sollecitazione di risposta ad una lettera formale
Se state ancora aspettando la risposta alla lettera formale al sindaco, che avete inviato un mese fa, esculdendo la possibilità di utilizzare un tono aggressivo, concedetegli il beneficio del dubbio e provate ad inviare una nuova lettera formale che menzioni la possibilità che la precedente non sia effettivamente arrivata, facendo seguire al corpo della seconda lettera anche il testo del vostro primo invio:
- Nel caso in cui la precedente lettera non vi fosse pervenuta, la trovate allegata alla presente.
Proprio come preferiamo guardare alla parte del bicchiere mezzo pieno, invece che alla parte mezza vuota, puntate sul fattore positivo sottolineando il vostro interesse a ricevere una risposta piuttosto che il vostro disappunto per non averne ricevuta alcuna e utilizzate l'oggetto per segnalare che vi riferite ad una lettera non pervenuta::
- Essendo interessato al buon esito della comunicazione intrapresa, chiedo un interessamento in merito alla questione discussa nella precedente missiva entro i limiti delle Sue prerogative e della Sua disponibilità
- Oggetto: Mancata risposta alla lettera del tale giorno di tale mese
- Mi riferisco alla comunicazione tale del giorno tale di tale mese
Ed infine segnalate, nella parte finale, il fatto che stiate attendendo una risposta o una serie di documenti:
- Siamo in attesa di acquisire la documentazione riguardo a tale questione necessari a tale altra questione
- Scrivo la presente per farle presente come ancora non sia pervenuta una Vostra risposta alla lettera inviatavi in data tale del mese tale