Lettera formale | Scrivere lettere formali

Arianna Apicella Aprile 22, 2016 Nessun commento

Esempi di lettera formale

Per sapere scrivere una lettera formale è importante avere chiaro in mente con chi stiamo parlando ed il rapporto che intendiamo stabilire con il nostro destinatario. Ed è per questo che, partendo dal modello di una lettera formale, bisogna modificare o aggiungere elementi che siano capaci di essere compresi e ricordati, per fare in modo che vengano presi in seria considerazione.

Un esempio pratico rappresenta sempre la via più diretta per mostrarti come raggiungere il tuo obbiettivo e non potevano mancare per aiutarti nella redazione di diversi tipi di lettere formali. Oltre ad un modello versatile che può essere adattato alle diverse situazioni, è bene tenere presente anche delle differenziazioni che intercorrono tra diversi esempi di missive ufficiali.

Esempi di lettere formali basati sul destinatario

A partire dall'indicazione del proprio indirizzo o di quello del nostro destinatario nella lettera formale, che risulta la cosa che in maniera più lampante ci viene in mente d'inserire in maniera personalizzata, includendo tutti quei particolari, come i saluti formali per una lettera, gli appellativi, il commiato e i ringraziamenti, che non pensavamo potessero davvero fare la differenza.

Nella nostra vita quotidiana il nostro linguaggio si modifica continuamente e senza accorgecene adottiamo differenti registri linguistici a seconda della persona con la quale ci troviamo a parlare. Questa differenza di registri appare ancora più evidente nella scrittura ed è con l’intento di offrire un ampio ventaglio di differenziazioni che segue una lista di esempi con una facile applicazione alle situazioni in cui una lettera formale potrebbe essere utilizzata.

Esempi di lettere formali in altre lingue

Come appare chiaro quello che differenzia una nazione dall’altra non è solo la lingua, sebbene quest’ultima rimanga l’elemento più evidente. Nella maggior parte dei casi non basterà quindi tradurre la nostra lettera formale nella lingua nella quale vogliamo scrivere una lettera formale di presentazione, ad esempio, ma talvolta sarà la stessa struttura a cambiare completamente.

Proprio come i Corriculum Vitae, le lettere formali sono suscettibili a grandi differenze tra un nazione e l'altra e vale la pena rimanere aggiornati se non si vuole fare la fine del pesce che non sa nuotare se non nella sua piccola boccia. Fare una buona impressione ad una impresa estera, ad esempio, sarà come avere una ferma stretta di mano, a good handshake, con il dirigente di quello che potrà essere il vostro nuovo posto di lavoro.

Ready?

Arianna Apicella Aprile 22, 2016 Nessun commento

Saluti formali per una lettera

Scrivere la conclusione di una lettera formale risulta spesso una delle cose più noiose da fare, in quanto richiede l’utilizzo di formule alle quali non siamo abituati, formule che sono, però, necessarie in una struttura per scrivere una lettera formale.

Una lista dei saluti finali più comuni

Per rendere meno noiosa e più veloce la scrittura, avere sotto mano alcuni dei commiati da inserire in calce alla lettera formale può risultare davvero comodo.

Per dire grazie:
- Ringraziando/la anticipatamente per la cortese collaborazione
- La ringrazio per la cortese attenzione che vorrà accordarmi

Per sollecitare una risposta:
- In attesa di riscontro, resto a disposizione per chiarimenti
- Vi invitiamo a voler cortesemente dare riscontro alla ns./nostra del 4 aprile

Dal saluto meno formale:
- Un cordiale saluto./Cordiali saluti
- Distinti saluti
- Le porgo i miei distinti saluti
- Con osservanza./ Con ossequio

Scrivere o non scrivere buonasera in una lettera formale

Che stiate scrivendo una lettera di ringraziamento formale o una lettera di presentazione, individuare il tono giusto da usare in una comunicazione ufficiale può essere uno dei fattori che potrebbe più facilmente creare imbarazzo tra due interlocutori che non hanno mai avuto nessun tipo di contatto, per questo motivo l’ulizzo di frasi fisse e impostate per una lettera formale potrebbe salvarti da facili scivolate di stile.

Presentandoci ad un colloquio di lavoro, il nostro esordio non sarebbe mai: “Ciao, come stai?”, allo stesso modo nelle prime comunicazioni è preferibile mantenere un tono più formale possibile, preferendo “Distinti saluti” a “Cordiali saluti”.

D’altro canto, nonostante “Buongiorno” e “Buonasera” siano abbastanza formali, possono essere sostituiti da un più generico “Salve” o “A presto”, capaci di risolvere la questione legata alla differenza di tempo che intercorre tra invio, ricezione e risposta della lettera formale, evitando così ogni anacronismo.

Usare il voi o il lei in una lettera formale

Altra questione particolarmente discussa è quella della scelta del pronome personale. Tralasciando la questione prettamente linguistica e storica dell’utilizzo di questi due pronomi, risulta più funzionale al nostro intento comprendere come potrebbero tornarci utili.

Mentre il Voi viene solitamente utilizzato nel riferirsi ad una “Spettabile” impresa, alludendo quindi al complesso delle persone che la compongono; il Lei può essere maggiormente utilizzato quando ci si riferisce alla singola persona alla quale è diretta la lettera formale.

L’uso della maiuscola nella lettera formale, trattato anche per comprendere, in prima analisi, come scrivere una lettera formale è consigliato ma rimane a discrezione del mittente.

Strappa un sorriso ricordare come questa stessa perplessità che precede la scelta del voi o del lei scompare nel momento in cui ci troviamo a scrivere una lettera formale in inglese, nella quale tutto viene semplificato nel conciso e sempre valido “you”.

layout per scrivere una lettera ufficiale

Arianna Apicella Aprile 21, 2016 Nessun commento

Modello di lettera formale

Se consideriamo in maniera complessiva il corpo della lettera formale, ci rendiamo conto di come sia importante conoscere e saper riprodurre l'ossatura del testo per fare in modo che questo possa, figurativamente e non solo, stare in piedi. Tenendo fede alla struttura per scrivere una lettera formale, passiamo all’atto pratico con una guida veloce in cui sarà facile inserire i particolari legati alla vostra conversazione e renderla subito pronta per l’invio.

Modello dell’incipit di una lettera formale

Non esistono regole per scrivere una lettera formale impeccabile se non buona volontà e cura nei particolari. Importante è ricordare che la creatività non ti sarà di grande aiuto in questa caso, meglio seguire un modello di lettera a cui fare riferimento per non rischiare di redigere un documento che si discosti dalla lettera formale di cui abbiamo bisogno.

La parte iniziale di una lettera formale è, inoltre, quella che rimane più statica, la stessa in cui devono essere inseriti elementi fondamentali allo svolgimento della nostra conversazione e non possiamo permetterci di sbagliare proprio qui, sopratutto quando possiamo facilmente inserire i nostri dati in uno schema già pronto.

Ecco un comodo esempio di lettera formale da scaricare per capire, in un colpo d’occhio, come si indirizza una lettera formale, ovvero dove si mette il mittente e dove il destinatario e come si scrive alla cortese attenzione.

Come impostare il corpo della lettera formale

Il contenuto della lettera formale dipende dalla situazione in cui si intende usare una lettera formale

e dallo scopo si intende ottenere con l’invio della nostra missiva. Nonostante questo la chiarezza della nostra richiesta deve sempre essere al primo posto, non lasciamo che la preoccupazione per uno stile troppo formale la inquini.

È consigliabile un cosciente utilizzo degli spazi sopratutto quando le questioni da menzionare sono più d’una, in questo modo sarà più facile far individuare, anche graficamente, al nostro mittente le domande alle quali vogliamo che risponda. Il nostro ordine potrebbe persino aiutarlo nell’organizzazione degli spazi nella risposta alla nostra lettera formale.

Modello di chiusura di una lettera formale

I saluti non sono l’unica cosa che puoi trovare a fine lettera, questo è lo spazio giusto in cui ringraziare il tuo interlocutore ed invitarlo a dare seguito alla tua missiva. L’ideale è combinare questi tre elementi tra i saluti formali per una lettera a disposizione.

La firma della lettera formale può, inoltre, essere seguita dalla menzione del ruolo nel mittente presso l’impresa in cui lavora, qualora sia funzionale alla conversazione e solo nel caso in cui non sia stato già anticipato nell’indirizzo del mittente o nell’intestazione. Essere ripetitivi non è, infatti, un buon modo per dare enfasi a qualcosa, anzi.

Arianna Apicella Aprile 21, 2016 Nessun commento

Struttura di una lettera formale

Come appare chiaro già dal nome, nella stesura di un una lettera formale la sua impostazione occupa un ruolo di particolare rilevanza. La struttura di una lettera formale è quindi un elemento che vale la pena prendere in considerazione prima di iniziare a scrivere, per poterne sfruttare al massimo le potenzialità, piuttosto che inserire forzatamente il contenuto già prodotto; come se si provasse a tutti i costi a far entrare la spesa nel frigo, senza badare ai comodi scomparti.

Prima di considerarli uno alla volta, diamo uno sguardo complessivo:

Intestazione o indirizzo del mittente
Indirizzo del destinatario
( Alla cortese attenzione )
Il luogo e la data
Il riferimento e l’oggetto
La formula di apertura o esordio
Il corpo della lettera formale
La formula di chiusura o commiato
Firma e antifirma
( Menzione llegati )

Come iniziare una lettera formale

Le primissime informazioni da inserire sono è l’indirizzo del mittente, talvolta sostituito dall’intestazione, e del destinatario della lettera formale che si troveranno rispettivamente sul margine destro e, subito dopo, sul margine sinistro del foglio.

In alcuni degli esempi di lettera formale ci si occupa di comunicazioni tra due imprese o tra due società, come risulta chiaro nella seguente lettera formale alla banca, in questo caso a seguire il nome del mittente e del destinatario sarà il ruolo che egli svolge presso l’azienda in questione.

La voce -alla cortese attenzione di- permette a chi scrive la lettera formale di creare un canale preferenziale con la persona che si intende contattare, per esempio, all’interno di un ufficio; sarà infatti seguita dal nome del nostro destinatario, qualora fosse noto e non stessimo contattando l’ufficio in quanto tale.

Sul margine destro abbiamo l’indicazione della data e del luogo, separati da una virgola, che precedono il riferimento e l’oggetto della lettera formale. Questi due elementi vengono posti in evidenza in testa al foglio, ma possono venire integrati nel corpo della lettera. Il primo permette di indicare un possibile riferimento, appunto, a precedenti comunicazioni o a documenti esterni, dopo l’abbreviazione rif., che può essere, a sua volta, preceduta da Vs., vostra, con l’intento di menzionare una comunicazione del destinatario; oppure da ns., nostra, tenendo in considerazione la documentazione in possesso di chi scrive.

L’importanza e la praticità dell’oggetto è, invece, alla base di come scrivere una lettera formale e ci permette di entrare subito nel vivo della conversazione; della stessa importanza sono gli appellativi che possono essere utilizzati nel nostro esordio, utili a stabilire in che rapporto ci troviamo con il destinatario.

Il corpo vero e proprio della lettera formale

La struttura interna al corpo della lettera è suscettibile a consistenti variazioni che riguardano lo stile, l’intento ed il grado di formalità della conversazione, elementi che possono emergere più facilmente per esteso attraverso una serie di esempi di lettera formale.

La chiusura di una lettera formale

Così come nelle formule per iniziare una lettera formale, nella sua conclusione è necessario inserire dei saluti formali per una lettera che rispettino il tono della conversazione e che facciano riferimento ad un potenziale nuovo contatto, richiedendo o menzionando la risposta per la lettera formale inviata.

In calce alla lettera, in fondo a destra, non può mancare la firma dello scrivente della lettera formale, talvolta accompagnata dall’antefirma, che potrà essere timbrata, che si compone del nome della ditta, del nome del mittente e della carica che occupa.

Le ultime righe sono dedicate alla menzione di documenti che sono stati inviati insieme alla lettera formale, allegati che vengono segnalati per fare in modo che risultino durante la ricezione della nostra lettera formale.

Arianna Apicella Aprile 21, 2016 Nessun commento

Come scrivere una lettera formale

Saper scrivere una buona lettera formale è semplice, basta avere chiaro in mente lo scopo della nostra missiva ed una valida struttura per una lettera formale a cui far riferimento.

L’oggetto di una lettera formale

Il punto migliore dal quale iniziare a scrivere una lettera formale è l’oggetto, parola che sarà digitata in lettere maiuscole e seguita da due punti; in modo tale da mettere in evidenza e spiegare chiaramente il motivo per il quale si sta scrivendo. L’oggetto è la voce che segue l’indirizzo del mittente e del destinatario e la data di invio, precedendo il corpo della lettera vero e proprio.

Cercate le parole che in maniera più efficace e sintetica annunciano il vostro messaggio e rassicurerete chi sta per leggere riguardo il vostro prezioso pragmatismo, fin dall’inizio.

Il tono è lo stesso che utilizzereste se stesse parlando faccia a faccia con il destinatario a cui state inviando la lettera formale, e non potrà, quindi, che variare in base alla situazione.

Una comoda lista di alcuni degli appellativi, che potranno essere seguiti dal nome del destinatario o dal ruolo che ricopre il vostro interlocutore presso l’ente contattato:

Signor, signora: generico ma sempre valido
Gentile, gentilissimo: cortese e mai dozzinale
Dottor, dottoressa: quando il destinatario possiede un titolo accademico
Spettabile: solitamente riferito a società
Egregio, distinto: qualora sia necessario un tono molto formale
Pregiato, illustre: in un contesto onorifico
Alla cortese attenzione di: di solito abbreviato in C.A.

L’utilizzo di questi titoli nella lettera formale potrà tornarvi utile nel caso in cui stiate stabilendo un primo contatto con un ufficio o un’azienda, così come in seguito. Questi sono, tuttavia, solo alcune delle formule che possono essere accompagnate dai saluti formali da poter inserire in una lettera.

La punteggiatura in una lettera formale

Continua a rimanere fondamentale la cura per alcuni particolari nella redazione della lettera formale che, nel caso in cui stiate preparando una lettera formale di presentazione per un lavoro o per l'università farà davvero la differenza ma, anche qualora stiate scrivendo una lettera formale alla banca, sarà ben apprezzata.

Oltre la regola della maiuscola dopo il punto, mai ripetuta abbastanza dalla cara maestra delle elementari, fareste bene a controllare che ogni virgola sia seguita da uno spazio, in modo tale da rendere coerente non solo il contenuto della vostra lettera formale ma anche lo stile.

Le maiuscole in una lettera formale

Attenzione anche a non farvi prendere dalla tendenza, portata qui dal vento che soffia dall’Inghilterra, di scrivere con la lettera maiuscola i nomi dei giorni della settimana e dei mesi.

Al contrario, un buon modo per impiegare la maiuscola in una lettera formale completamente nostrano è quello di scrivere il Lei con la prima lettera in maiuscolo, così come la prima lettera degli altri pronomi personali allocutivi. Pronomi, con i relativi aggettivi possessivi, utilizzati per richiamare l’attenzione del destinatario e per mostrare una certa forma di rispetto nei “Suoi” confronti:

Lei, Le, Voi, Vi, Loro
Suo, Sua, Vostro, Vostra, Loro

Inutile aggiungere che calma e attente riletture saranno fondamentali per la buona resa nella scrittura. Utile potrebbe essere dare uno sguardo ad un modello di lettera formale che renderà tutto più chiaro.