Lettera di reclamo | Lettera di contestazione

Risposta ad una lettera di contestazione in un contesto lavorativo

Arianna Apicella Maggio 23, 2016 Nessun commento

Risposta ad una lettera di reclamo

Cosa succede quando invece sei tu a dover gestire un reclamo? Rispondere ad una lettera di reclamo può passare facilmente dall'essere qualcosa di semplice a qualcosa che diventa man mano più complesso e delicato con il passare del tempo.

Se ti trovi nella posizione di dover scrivere una risposta ad una lettera di reclamo, potrebbe essere perché devi gestire una problematica per conto dell'impresa dove lavori oppure perché devi gestire un problema con un tuo cliente. In entrambe i casi fai un bel respiro, armati di pazienza e inizia con il chiederti come avresti reagito se ti fosse capitata la stessa cosa.

Come gestire un reclamo

Come potrai immaginare, la modalità utilizzata per impostare una lettera di reclamo rimane la stessa anche nella sua risposta. Ciò che fa la differenza è invece la possibilità che ha l'azienda di fidelizzare un cliente insoddisfatto, risolvendo il suo problema e, eventualmente, offrendogli in aggiunta un servizio o un prodotto che non era stato richiesto, per scusarsi di quanto avvenuto.

Questa è una opportunità per la ditta o per il negozio destinatario della lettera di reclamo per mostrare la sua professionalità nel rapporto con i clienti, che difficilmente dimenticheranno il disagio subìto ma che potranno ricordare in maniera positiva il modo in cui è stato risolto.

Risposta ad una lettera di contestazione nel contesto lavorativo

Se sei invece tu a ricevere una lettera di contestazione dal tuo datore di lavoro, come rispondere?

Importante è dire la tua posizione rispetto a quello di cui vieni accusato nella lettera di contestazione, dichiarando che gli eventi riportati nella missiva possano essere o non essere effettivamente da imputare alla tua persona. Questo ti darà modo di spiegare per esteso, senza allo stesso tempo dilungarti particolarmente, le circostanze verificatesi.

Nel caso contrario, si potranno ammettere le proprie colpe rispetto a quanto accaduto, o in relazione a parte di quanto accaduto, facendole seguire da sentite scuse.

Nel corpo della stessa lettera di contestazione si potrà richiedere, inoltre, l'assistenza di un rappresentante sindacale, qualora questo risulti necessario.

Un ulteriore suggerimento, tanto per una risposta ad una lettera di contestazione nel contesto lavorativo, quanto per una risposta ad una lettera di reclamo, è quello di non fare in modo che i tempi di risposta non si dilunghino particolarmente per evitare che impazienza e incuranza vadano a deteriorare una comunicazione che, in principio e nei tempi giusti, sarebbe stato più semplice gestire.

Arianna Apicella Maggio 23, 2016 Nessun commento

Come impostare una lettera di reclamo

La struttura di una lettera di reclamo si differenzia da quella di una lettera formale in quanto ha la necessità di far rintracciare al destinatario, in maniera veloce, le informazioni che sta cercando. Non c'è, infatti, modo migliore se non quello di suddividere il contenuto necessario all'esito positivo del nostro reclamo.

Questo è il motivo per il quale alcune delle ditte più importanti forniscono un modulo per il reclamo, grazie al quale tutte le informazioni potranno essere facilmente individuabili.

Intestazione di una lettera di reclamo

Il nome dell'azienda a cui scriviamo, non importa quanto ci sia antipatica in questo momento, va sempre e comunque preceduta da un formale Spett.le e seguita dal suo indirizzo.

Come ogni lettera ufficiale che si rispetti, la lettera di contestazione offre la possibilità di sintetizzare la motivazione ed il contenuto della nostra missiva dopo i due punti che seguono l' oggetto del reclamo.

In questa prima parte non possono neanche mancare i dati del mittente del reclamo, che seguiranno l'indicazione: Reclamo inviato da.

La parte centrale della lettera di reclamo

Il testo che segue l'intestazione è la vera e propria lettera di reclamo, lo spazio in cui poter esprimere per esteso quello che è stato anticipato nell'oggetto. Chiaramente ogni comunicazione sarà differente dall'altra, eppure dare uno sguardo ad un esempio di lettera di reclamo potrebbe esserti d'aiuto.

Il testo varia a seconda del contesto in cui viene utilizzato, ci sono grandi differenze tra una lettera di reclamo da inviare ad una compagnia aerea e una lettera di reclamo per merce diffettosa o danneggiata. Quello che viene condiviso da tutte le lettere di reclamo è, però, la richiesta di un rimborso o di una risoluzione dell'inconeviente verificatosi, ed è bene che questo venga richiesto nel modo più diretto possibile.

Conclusione di una lettera di reclamo

Nella parte finale del reclamo si elenca la documentazione che si intende inviare insieme con la lettera di contestazione. Puoi anche fornire alcune indicazioni per leggere i documenti inviati, utili a sostenere il tuo discorso se usati come vere e proprie prove della tua argomentazione.

Ugualmente importante è inserire i tuoi contatti, grazie ai quali verrai contattato dalla Spett.le società in questione.

I reclami sono tristemente noti per i tempi lunghi che coprono. Oltre ad indicare nel corpo della lettera le precedenti comunicazioni inviate, esponete pure la vostra urgenza riguardo il rimborso o il reso che state chiedendo prima dei saluti, in modo tale da aumentare le probabilità che il vostro destinatario lo noti.

La lettera di reclamo si conclude con i saluti formali per una lettera, la data e la firma dello scrivente.

Arianna Apicella Maggio 23, 2016 Nessun commento

Come scrivere una lettera di reclamo

Siccome "Verba volant, scripta manent", se siete stati insoddisfatti di un servizio o di un prodotto, è sempre consigliabile scrivere una lettera di reclamo.

Conviene fare questo sia perché, grazie alla vostra lettera di reclamo, potreste risolvere il vostro problema con un reso del prodotto o attraverso un rimborso spese; ma anche perché, nel momento in cui la vostra richiesta non venga presa in carico, potrete dimostrare di avere fatto presente dell'esistenza di quel problema, senza essere stati ascoltati.

Buona parte delle grandi imprese sono, infatti, particolarmente attente ai loro clienti e sono più interessate a offrirvi un buon servizio, piuttosto che lasciarvi insoddisfatti.

Come iniziare a scrivere una lettera di reclamo

Durante la scrittura, particolarmente importante è la struttura della lettera di reclamo, in quanto è capace di distaccare tutte le informazioni in modo tale che risultino facilmente compresibili da parte del destinatario della lettera di reclamo, che dovrà in seguito gestire la problematica, basandosi proprio su quello che noi abbiamo esposto nella lettera.

Una scrittura chiara e pacata è sicuramente un'arma migliore di un tono aggressivo e concitato. Lasciate quindi da parte le vostre ragioni personali e esponete nella maniera più chiara possibile il vostro reclamo, partendo dall'oggetto della lettera di reclamo.

L'oggetto segue sempre il nome dell'agenzia a cui ci riferiamo ed il suo indirizzo, precede, invece, la voce che specifica chi ha inviato il reclamo. È proprio in queste prime battute che vengono posti alcuni dei dati più importanti allo svolgimento della pratica, per questo vale la pena scriverli attentamente, tenendo come punto di riferimento un esempio di una lettera di reclamo.

Come concludere una lettera di reclamo

Dopo aver esposto per esteso il motivo del reclamo nel corpo della lettera, non dimenticando di menzionare anteriori eventuali comunicazioni che sono state inviate, ma che non sono state prese in considerazione dal detinatario, potrete indicare qual è la documentazione che inviate in allegato.

Prima di passare ai saluti formali per una lettera, ricordiamo che la conclusione della vostra lettera di reclamo è anche il posto dove potete sollecitare una risposta veloce, motivando la vostra urgenza, così da rendere partecipe il vostro destinatario del danno subìto.

Non importa che vogliate scrivere una lettera di reclamo alla telecom o che dobbiate scrivere una lettera di contestazione in inglese, rimangono ugualmente importanti la chiarezza della vostra richiesta e la ferma convinzione che quanto state richiedendo attraverso il vostro reclamo è qualcosa che vi spetta di diritto, senza per questo essere meno gentili o educati.