Siccome "Verba volant, scripta manent", se siete stati insoddisfatti di un servizio o di un prodotto, è sempre consigliabile scrivere una lettera di reclamo.
Conviene fare questo sia perché, grazie alla vostra lettera di reclamo, potreste risolvere il vostro problema con un reso del prodotto o attraverso un rimborso spese; ma anche perché, nel momento in cui la vostra richiesta non venga presa in carico, potrete dimostrare di avere fatto presente dell'esistenza di quel problema, senza essere stati ascoltati.
Buona parte delle grandi imprese sono, infatti, particolarmente attente ai loro clienti e sono più interessate a offrirvi un buon servizio, piuttosto che lasciarvi insoddisfatti.
Come iniziare a scrivere una lettera di reclamo
Durante la scrittura, particolarmente importante è la struttura della lettera di reclamo, in quanto è capace di distaccare tutte le informazioni in modo tale che risultino facilmente compresibili da parte del destinatario della lettera di reclamo, che dovrà in seguito gestire la problematica, basandosi proprio su quello che noi abbiamo esposto nella lettera.
Una scrittura chiara e pacata è sicuramente un'arma migliore di un tono aggressivo e concitato. Lasciate quindi da parte le vostre ragioni personali e esponete nella maniera più chiara possibile il vostro reclamo, partendo dall'oggetto della lettera di reclamo.
L'oggetto segue sempre il nome dell'agenzia a cui ci riferiamo ed il suo indirizzo, precede, invece, la voce che specifica chi ha inviato il reclamo. È proprio in queste prime battute che vengono posti alcuni dei dati più importanti allo svolgimento della pratica, per questo vale la pena scriverli attentamente, tenendo come punto di riferimento un esempio di una lettera di reclamo.
Come concludere una lettera di reclamo
Dopo aver esposto per esteso il motivo del reclamo nel corpo della lettera, non dimenticando di menzionare anteriori eventuali comunicazioni che sono state inviate, ma che non sono state prese in considerazione dal detinatario, potrete indicare qual è la documentazione che inviate in allegato.
Prima di passare ai saluti formali per una lettera, ricordiamo che la conclusione della vostra lettera di reclamo è anche il posto dove potete sollecitare una risposta veloce, motivando la vostra urgenza, così da rendere partecipe il vostro destinatario del danno subìto.
Non importa che vogliate scrivere una lettera di reclamo alla telecom o che dobbiate scrivere una lettera di contestazione in inglese, rimangono ugualmente importanti la chiarezza della vostra richiesta e la ferma convinzione che quanto state richiedendo attraverso il vostro reclamo è qualcosa che vi spetta di diritto, senza per questo essere meno gentili o educati.