La struttura di una lettera di reclamo si differenzia da quella di una lettera formale in quanto ha la necessità di far rintracciare al destinatario, in maniera veloce, le informazioni che sta cercando. Non c'è, infatti, modo migliore se non quello di suddividere il contenuto necessario all'esito positivo del nostro reclamo.
Questo è il motivo per il quale alcune delle ditte più importanti forniscono un modulo per il reclamo, grazie al quale tutte le informazioni potranno essere facilmente individuabili.
Intestazione di una lettera di reclamo
Il nome dell'azienda a cui scriviamo, non importa quanto ci sia antipatica in questo momento, va sempre e comunque preceduta da un formale Spett.le e seguita dal suo indirizzo.
Come ogni lettera ufficiale che si rispetti, la lettera di contestazione offre la possibilità di sintetizzare la motivazione ed il contenuto della nostra missiva dopo i due punti che seguono l' oggetto del reclamo.
In questa prima parte non possono neanche mancare i dati del mittente del reclamo, che seguiranno l'indicazione: Reclamo inviato da.
La parte centrale della lettera di reclamo
Il testo che segue l'intestazione è la vera e propria lettera di reclamo, lo spazio in cui poter esprimere per esteso quello che è stato anticipato nell'oggetto. Chiaramente ogni comunicazione sarà differente dall'altra, eppure dare uno sguardo ad un esempio di lettera di reclamo potrebbe esserti d'aiuto.
Il testo varia a seconda del contesto in cui viene utilizzato, ci sono grandi differenze tra una lettera di reclamo da inviare ad una compagnia aerea e una lettera di reclamo per merce diffettosa o danneggiata. Quello che viene condiviso da tutte le lettere di reclamo è, però, la richiesta di un rimborso o di una risoluzione dell'inconeviente verificatosi, ed è bene che questo venga richiesto nel modo più diretto possibile.
Conclusione di una lettera di reclamo
Nella parte finale del reclamo si elenca la documentazione che si intende inviare insieme con la lettera di contestazione. Puoi anche fornire alcune indicazioni per leggere i documenti inviati, utili a sostenere il tuo discorso se usati come vere e proprie prove della tua argomentazione.
Ugualmente importante è inserire i tuoi contatti, grazie ai quali verrai contattato dalla Spett.le società in questione.
I reclami sono tristemente noti per i tempi lunghi che coprono. Oltre ad indicare nel corpo della lettera le precedenti comunicazioni inviate, esponete pure la vostra urgenza riguardo il rimborso o il reso che state chiedendo prima dei saluti, in modo tale da aumentare le probabilità che il vostro destinatario lo noti.
La lettera di reclamo si conclude con i saluti formali per una lettera, la data e la firma dello scrivente.