Facile comprendere come la cosa più importante in un convegno siano gli invitati, ed è per questo che la lettera di invito formale assume un ruolo di particolare rilevanza in questi contesti.
Nell'inoltrare un invito ufficiale, una delle cose a cui fare maggiormente attenzione è il tono che si intende conferire alla proposta. Si tratta, infatti, di mettersi in comunicazione con persone con le quali probabilmente non abbiamo avuto contatti precedentemente.
L'invio della lettera di invito ufficiale parlerà chiaramente della personalità e della identità della nostra ditta, proprio come se fosse la prima famosa stretta di mano che si stringe a uno sconosciuto o a un potenziale cliente.
Come scrivere una lettera di invito formale
Quali sono le caratteristiche che deve avere una lettere di invito formale per risultare interessante al destinatario? La prima cosa da inserire in una lettera di invito formale è l'intestazione: è qui che la ditta o l'impresa inserisce il proprio logo per qualificarsi. Questo permetterà al destinatario di identificare il logo della ditta e non soltanto il nome.
Nell'esordio della lettera di invito sarà bene ripetere il nome del destinatario per far intendere che ti stai riferendo direttamente a lui, come fosse un faccia a faccia. Spiega in cosa sussisterà l'evento usando un tono sufficientamente distaccato e formale; punta, inoltre, sull'esclusività dell'occasione che potrà avere il destinatario partecipando.
Oltre alla possibilità di tenere in considerazione un modello di lettera di invito, per comprendere la struttura della lettera di invito, ricorda che è il contenuto che farà la differenza. Non dimenticare di moderare il tuo vocabolario a seconda del contesto e del tipo di invitato in questione.
Nonostante un invito presupponga, per natura, una risposta non è detto che questa venga inoltrata autonomamente. Proprio per questo motivo converrà indicare al termine della lettera di invito che si attende una risposta a una lettera di invito, aggiungendo eventualmente i termini entro i quali è attesa.
Tipi di lettere di invito formali
Impossibile non mezionare alcune delle diverse tipologie di lettere di invito formali che è possibile scrivere: basti pensare alla possibilità di scrivere una lettera di invito formale in inglese o in altre lingue straniere.
La lettera di invito formale a un evento, così come a un convegno o a una inaugurazione, non è infatti l'unica lettera di invito esistente. Esiste anche la lettera di invito a gara d'appalto: questa risulta essere il documento grazie al quale una ditta viene inviatat a partecipare a un bando di gara.