Per saper come scrivere una lettera formale bisogna avere ben chiaro in mente quali sono le situazioni in cui è opportuno utilizzarla. Si tratta ovviamente di tutte quelle volte in cui dobbiamo portare avanti una comunicazione particolarmente formale con un interlocutore che conosciamo a stento o che ci è completamente sconosciuto. Sebbene ogni lettera formale presenta sempre la stessa struttura, diversi sono gli intenti per i quali viene inviata e differenti sono anche gli ambiti in cui è possibile fare uso di questo tipo di missive.
Lettera formale in ambito lavorativo
Frequenti sono le volte che ci capita di utilizzare una lettera formale durante il nostro lavoro. Il tono formale è difatti anche una garanzia di professionalità e risulta necessario in alcuni contesti lavorativi.
Nella lettera formale di presentazione per un lavoro, chi si propone cerca di far trasparire il più possibile non solo le capacità acquisite durante il suo percorso professionale ma anche la sua abilità ad essere appropriato al ruolo per il quale si sta candidando.
Quando i dirigenti di due agenzie non si conoscono ed hanno intenzione di attivare una collaborazione, così come realizzare un progetto insieme parlano tramite una serie di lettere formali, prima di intraprendere ogni tipo di iniziativa.
Non bisogna tralasciare che talvolta la lettera formale viene impiegata anche all'interno di una stessa impresa, per comunicazioni tra persone che lavorano a diversi livelli o in diversi dipartimenti e che, qualora si trattasse di un'impresa piuttosto grande, potrebbero persino non conoscersi.
Lettera formale in ambito istituzionale
La lettera formale al sindaco è un perfetto esempio di come una missiva può essere lo strumento perfetto per favorire un dialogo tanto interno quanto esterno alle istituzioni. Queste dovrebbero infatti rappresentare il punto di connessione tra il singolo e la collettività ed è necessario che ogni singola persona abbia gli strumenti necessari per entrare a far parte di questo discorso.
Oltre all'importanza di conoscere un modello base per poter redigere una lettera formale, è bene abituarci non solo a saperne leggere tutte le informazioni che contiene in quanto, sebbene non desideriamo scrivere alcuna lettera formale, è probabile che ne riceveremo e, in tal caso, ci troveremo nelle condizioni di dover produrre una risposta, magari in tempi brevi.
Lettera formale in ambito commerciale
Ultimo ma non meno importante è l'ambito commerciale. Tante sono le situazioni in cui possono venire utilizzate, basta dare uno sguardo all'esempio di una lettera di ringraziamento per una collaborazione, solo per menzionarne una. Sono lettere formali anche quelle che l'azienda che fornisce gas e luce invia ai suoi clienti o ai suoi clienti potenziali per parlare di eventuali modifiche del contratto o per proporne uno nuovo. Questa è probabilmente una delle tipologie di lettera formale più utilizzate e può svilupparsi in forme differenti a seconda del prodotto o, più frequentemente, del servizio che propongono.